Constitution d'un dossier de presse

L'un des éléments clés de la communication avec les médias est le dossier de presse. Bien conçu, il sera à même de susciter l'intérêt du journaliste.

Dans cet article nous allons aborder les différents éléments susceptibles de constituer un dossier de presse.

Un dossier de presse est composé de différents documents, dont certains sont indispensables, d'autres ne l'étant pas.

  • L'important est de réussir à structurer son dossier en éléments bien distincts de façon à ce que le journaliste puisse accéder directement à ce qui l'intéresse.

Page de titre et table des matières

Que vous envoyiez votre dossier de presse par e-mail ou par courrier, ou que vous le remettiez lors d'une conférence de presse, il est indispensable de trier et de classifier les documents que vous voulez y mettre. 

En effet, l'entrepreneur doit toujours garder à l'esprit que les journalistes sont souvent pressés, en particulier ceux des médias grand public et des quotidiens. Ceux-ci doivent pouvoir se faire une idée claire du contenu et de l'objectif de votre dossier sans avoir à le lire en entier. 


Par conséquent, il faut:

  • Séparer les documents constituant le dossier de presse en des thématiques distinctes.
  • Inscrire sur la page de garde les personnes de contact, avec leurs fonctions, ainsi que toutes leurs coordonnées mail, téléphoniques et indiquer l'adresse du site Internet.
  • Répéter sur chaque page les coordonnées des personnes de contact.
  • Numéroter les pages du dossier de presse.
  • Constituer une page de titre avec une table des matières.

Communiqué de presse

Le communiqué de presse est un élément obligatoire du dossier de presse. Il mérite un soin tout particulier, tant au niveau du contenu que de la structuration et de la formulation, car c'est la pièce maîtresse du dossier.

Comme nous l'avions mentionné dans notre dernier article, un communiqué de presse est un document d'une page (deux au maximum) qui donne une information temporelle, par exemple sur un événement qui a eu lieu ou va avoir lieu.

Il peut annoncer le lancement d'un nouveau produit, les résultats annuels de l'entreprise, la présence de l'entreprise dans une foire commerciale, l'organisation d'un séminaire ou d'une conférence sur un thème particulier, etc.

 

Par conséquent:

  • Le communiqué de presse doit toujours s'insérer dans l'actualité.
  • Il doit contenir une seule information essentielle et nouvelle. Le reste du communiqué sert à développer l'information et à apporter d'autres éléments utiles dans le contexte.
  • L'information essentielle doit être placée au début du communiqué et tenir en une ou deux phrases au maximum. Elle doit être formulée de manière percutante.
  • Les informations les moins importantes doivent être placées en fin de communiqué.
  • Le communiqué doit être structuré de façon logique et cohérente. Chaque paragraphe ne doit contenir qu'une seule idée.
  • Il doit impérativement répondre aux questions suivantes: qui, quoi, quand, où, comment, pourquoi. Ces questions, le journaliste se les pose toujours. Parfois, il n'est pas possible de répondre aux deux dernières.

Description de l'entreprise

Le dossier de presse aura intérêt à comprendre un document décrivant l'entreprise, surtout si celle-ci n'est pas connue. Ce descriptif pourra être repris à diverses occasions, que ce soit lors d'une nouvelle information à la presse ou pour des clients ou partenaires. Bien entendu, ce document évoluera en fonction des activités de l'entreprise. 

Le descriptif aura tout avantage à être présenté sous deux formes: l'une complète qui tiendra en deux ou trois pages, l'autre résumée, comprenant les éléments essentiels. 

 

Le descriptif pourra contenir les éléments suivants :

  • La structure de l'entreprise avec les principaux responsables, l'adresse de son siège de l'entreprise et forme de la société,
  • Les activités principales proposées par l'entreprise,
  • Bref portraits des managers de l'entreprise, si celle-ci n'est pas connue,
  • Si l'entreprise n'est formée que d'un ou de deux collaborateurs: portraits succincts (une dizaine de lignes au maximum) de chacun d'eux, avec leurs compétences,
  • Historique de l'entreprise, avec date de sa création et événements marquants. Les start-up, pourront décrire les raisons de la fondation de l'entreprise.
  • Données chiffrées.

Illustrations

Le dossier de presse devra impérativement prévoir des illustrations.

Vous pouvez les mettre en lien sur votre site ou les produire sous forme de CD. Qu'importe, il faut qu'elles soient accessibles facilement par le journaliste. Car il n'y a rien de plus frustrant pour le spécialiste des médias de devoir courir après des photos pour illustrer son article. 

Quelle que soit l'activité de votre entreprise, même si elle n'est pas visuelle, il faut prévoir des photos. 

  • L'idéal serait de fournir trois types d'illustrations différentes. Par exemple: photos de l'atelier de fabrication, du fondateur ou du responsable de l'entreprise et du produit qui fait l'objet du communiqué de presse.
  • Chaque illustration doit impérativement être accompagnée d'une légende expliquant le contenu de la photo
  • Les illustrations doivent être en principe libres de droit d'auteur. En tous les cas, il faut le mentionner explicitement pour chaque photo.

Textes des conférenciers

Si vous organisez une conférence de presse, il est souhaitable de produire les textes des conférenciers ou tout au moins de les tenir à disposition.

Lorsqu'une présentation powerpoint a été réalisée, vous pouvez aussi la joindre au dossier ou alors proposer un lien sur lequel le journaliste pourra retrouver tous les textes des conférences.

  • Il faut que tout soit prêt avant la conférence de presse, afin que le journaliste puisse y accéder sitôt son retour à la rédaction.

Autres documents

Vous pouvez également ajouter d'autres documents qui vous sembleront utiles à la compréhension du journaliste, en particulier si votre activité est très technique. Mais faites attention à ne pas noyer non plus le spécialiste des médias dans une masse d'informations. En effet, les documents que vous allez produire doivent répondre à un certain nombre de critères:

  • Le document doit poursuivre un objectif précis, par exemple, expliquer une technique importante propre à votre activité.
  • Vous devez toujours bien réfléchir à la nécessité de présenter un document. Vous pouvez toujours le préparer, tout en le gardant sous la main, afin de le produire en cas de nécessité.
  • Il doit être adapté en fonction de la spécialisation du média visé. Une vulgarisation s'impose dans le cas d'un média grand public.
  • Chaque document doit pouvoir être lu indépendamment.

L'importance de la présentation

Il ne faut pas oublier cependant qu'un dossier mal présenté a moins de chance d'être lu. De même que des documents mal écrits et mal orthographiés ne seront pas pris au sérieux.

 

Nous vous conseillons par conséquent de:

  • être particulièrement attentifs à l'orthographe et à la syntaxe de vos textes
  • faire relire votre documentation par une ou deux tierces personnes. Quand on reste plongé dans sa propre prose, on n'en aperçoit pas les défauts. Ou alors, laissez reposer votre documentation au moins pendant 24 heures, avant de la relire avec un regard neuf.
  • prendre du temps à mettre en forme vos documents en les agrémentant de titres et sous-titres avec des styles de caractères différents.
  • réaliser des encadrés, des tableaux ou des graphiques si cela facilite la compréhension de vos propos.


Sylvie Guggenheim

Fondatrice et coordinatrice

RedaktiPro

© 2015 Sylvie Guggenheim. Tous droits réservés.

Dans nos prochains articles, nous expliquerons comment se préparer à répondre aux journalistes et l'importance de réaliser un bilan après une campagne de presse.

Écrire commentaire

Commentaires : 0