Se préparer à répondre aux journalistes

Dans notre précédent article, nous avons expliqué comment constituer un dossier de presse et quels étaient les points importants dont il fallait tenir compte.  Forts de tous nos conseils, vous avez donc réalisé votre documentation et vous l'avez envoyée!

Vous allez à présent devoir parcourir les médias auxquels vous avez fait parvenir vos informations pour voir si celles-ci ont été publiées et comment elles l'ont été. Il faudra également vous préparer à répondre aux sollicitations éventuelles de journalistes.

Revue de presse

Dès l'envoi, il faut vous astreindre quotidiennement à parcourir les journaux de long en large pour voir si un article est paru dans la presse.

  • En effet, les journalistes ne vont pas vous téléphoner pour vous dire s'ils vont faire paraître votre communiqué, ni, le cas échéant, quand et sous quelle forme. C'est donc à vous de faire ce travail.
  • Ne cherchez pas forcément un article correspondant à la longueur de votre communiqué de presse. Car il est possible que l'information que vous avez transmise ne fasse l'objet que d'une brève. Par ailleurs, selon le degré d'actualité de vos informations, un article à ce propos paraîtra à plus ou moins longue échéance.

Au bout de quelques jours, si vous n'avez rien trouvé dans les journaux, cela n'est pas forcément mauvais signe. Car un journaliste peut être intéressé et vouloir vous contacter directement.

Après cette phase de lecture intensive des médias, la situation peut se présenter de la manière suivante: 

  1. Votre communiqué de presse est publié dans certains journaux intégralement ou partiellement, sans que vous ayez été contacté.
  2. Un ou plusieurs journalistes vous téléphonent ou vous envoient un mail suite à votre sollicitation. C’est donc que vous avez su les intéresser et qu'ils ont envie d'en savoir davantage. A vous de ne pas les décevoir!
  3. Votre documentation n'a pas (encore) fait l'objet d'une publication. 

Hypothèse 1: votre communiqué est publié

Dans le premier cas, vous n'avez rien à faire de particulier, puisque votre objectif est atteint.

Il est cependant possible que votre communiqué ne paraisse pas dans tous les médias ni en même temps non plus. Auquel cas, vous vous retrouverez dans la deuxième ou la troisième hypothèse.

Hypothèse 2: le journaliste vous contacte

Si un spécialiste des médias vous contacte suite à une sollicitation écrite ou orale, c'est que vous avez su l'intéresser et qu'il a envie d'en savoir davantage. Il s'agit dès lors de faire en sorte que le journaliste cherche à poursuivre le dialogue et ne soit pas déçu.

  • Pour cela, il faut d'abord comprendre les impératifs de sa profession et sa façon, ou plutôt ses diverses manières, de travailler. Nous avons déjà expliqué dans l'un des premiers articles de notre série, le métier de journaliste et nous n'y reviendrons donc pas ici.
  • Il faut être prêt à lui répondre en tout temps et se montrer ouvert et disposer à lui répondre, lorsqu'il appelle. Si vous êtes trop difficile à atteindre, il finira par renoncer à vous contacter. A moins que votre information soit unique ou exceptionnelle!

Nommer un responsable de communication

Avant toute chose:

  • Il faut désigner une personne qui sera chargée de répondre aux questions des journalistes. Ce chargé de communication, doit avoir la capacité de s'exprimer oralement facilement et d'être à l'aise avec des personnes qu'il ne connaît pas. Il devra aussi être capable d'orienter le journaliste en fonction de sa demande spécifique et bien entendu, pour ce faire, connaître les responsables de tous les secteurs.

Pour le journaliste, il est en effet plus pratique d'avoir une personne de référence à qui s'adresser en premier, même si par la suite, il souhaite interviewer une personne en particulier. Pour l'entreprise, c'est aussi plus facile de centraliser l'information pour se préparer à répondre de manière adéquate.

  • Même si l'entreprise ne compte que deux ou trois collaborateurs, il est utile de nommer une personne pour répondre aux médias. Car elle pourra se préparer à répondre correctement au journaliste le moment venu. L'entrepreneur et son équipe seront davantage pris au sérieux, si cette question a été discutée au préalable. En tous les cas, il faut y avoir réfléchi à l'avance. Dans l'idéal, avant même de solliciter la presse.
  • Attention cependant à ne pas choisir un collaborateur ou responsable du secteur marketing et publicité pour répondre aux journalistes! Ce serait mal considéré.

Ne pas se laisser prendre au dépourvu

  • La personne chargée de répondre aux médias devra connaître à fond le dossier de presse, sa structure en particulier. Il ne faut, en effet, pas qu'elle soit prise au dépourvu et se montre hésitante dans ses réponses en raison d'une méconnaissance du dossier et du communiqué de presse. Cela ne fait pas très sérieux. 
  • Relisez et analysez votre documentation de presse, afin d'anticiper une partie des questions que peut se poser le journaliste. Essayez de vous mettre à sa place et d'imaginer quels sont les aspects que celui-ci pourrait vouloir approfondir. 

Pour être plus performant dans cette analyse, il vaut mieux la réaliser quelques jours après la constitution du dossier de presse. Le chargé de presse aura davantage de recul vis-à-vis de son contenu et sera mieux à même de le juger. Il pourra par conséquent répondre de manière plus précise et plus convaincante aux journalistes.

Les objectifs du journaliste

Lorsque le journaliste vous contacte, il poursuit un objectif plus ou moins précis. Il pourra souhaiter s'entretenir directement avec vous par téléphone, auquel cas il s'agira pour vous d'être très réactif. Il pourra :

  • vous demander de simples éclaircissements ou précisions, auxquels il devrait vous être facile de répondre,
  • solliciter de vous un commentaire ou une prise de position par rapport à un élément particulier de votre communiqué,
  • solliciter votre point de vue ou votre expérience dans le but d'alimenter une enquête en cours ou dont vous lui avez involontairement (ou pas) suggéré le sujet,
  • vous interviewer sur un thème particulier, qui a été évoqué dans votre documentation de presse et qui a suscité son intérêt. Dans ce cas comme dans le précédent, le but que vous recherchiez ne sera peut-être pas directement atteint. Mais si vous acceptez d'y répondre, d'une façon ou d'une autre, même succincte, il y a fort à parier que le journaliste pensera à vous à d'autres occasions, surtout si vous avez su démontrer votre expertise en la matière,
  • souhaiter de vous une ou deux citations des responsables de l'entreprise pour personnaliser son article. Les journalistes aiment, en effet, agrémenter leurs papiers de quelques citations intéressantes qui les rendent plus facile à lire. Alors, ne leur répondez surtout pas une phrase du style: "tout est déjà dans le dossier" et cherchez un élément qui n'y soit pas, de façon à répondre à leurs attentes.

Le journaliste peut également vous contacter pour solliciter un entretien et prendre rendez-vous avec vous. Vous aurez donc plus de temps pour vous préparer, le journaliste vous expliquant les objectifs de son article.

En tous les cas, si un journaliste vous appelle, cela signifie qu'il s'intéresse à ce que vous avez à dire et qu'il veut personnaliser son article. 

Sylvie Guggenheim

Fondatrice et coordinatrice

RedaktiPro

© 2015 Sylvie Guggenheim. Tous droits réservés.

Dans notre prochain article, nous verrons comment répondre aux journalistes et les erreurs à ne pas commettre (fin de l'hypothèse 2). Nous verrons aussi ce qu'il faut faire quand votre documentation de presse n'a pas produit les résultats escomptés (hypothèse 3) et la nécessité de faire un bilan de la campagne de presse.

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